De praktijk

Wat is medezeggenschap?

Medezeggenschap is een belangrijke taak binnen de organisatie. Het is niet alleen het aan de orde stellen van misstanden of zorgen voor leuke dingen voor de achterban. Kon men daar in het verleden nog mee uit de voeten, in deze tijd kan dat echt niet meer. Een ondernemingsraad van nu is een serieuze gesprekspartner van de bestuurder en kan - binnen de kaders van de WOR - een directe bijdrage leveren aan het succes van de organisatie.

Een moderne ondernemingsraad kent zijn verantwoordelijkheid, is goed getraind en is in staat zich inhoudelijk te verdiepen in onderwerpen die op zijn agenda komen. Hij staat voor het welzijn van de mensen in de organisatie en is ervan overtuigd dat een organisatie zijn bestaansrecht dankt aan de inzet van de mensen.

Hij kan zich verplaatsen in de problematiek van het besturen van organisaties, hij kent de strijd die geleverd wordt om het voortbestaan, hij ziet sociale zekerheden vervagen, ziet dat er steeds meer op zijn bordje komt en is daar op voorbereid.

Up Collectieve waarden

Elk mens heeft zijn eigen waarden en ambities. Toch is het zowel voor het onderling overleg als voor het overleg met de bestuurder - maar zeker ook voor uw achterban - van belang om te weten waar u als groep voor staat. Met andere woorden: wat zijn de gemeenschappelijke of collectieve waarden. Voor een goede samenwerking is het wenselijk dat u de waarden van de organisatie goed kent en deze onderschrijft. Het zou een slechte start zijn als uw waarden lijnrecht tegenover die van de organisatie staan.

Enkele voorbeelden van collectieve waarden zijn:

• Wij onderschrijven de waarden van ons bedrijf.
• Wij staan voor een ontspannen werkklimaat waar elke medewerker wordt erkend en optimaal tot ontwikkeling kan komen, waar ruimte is voor creativiteit, waar mensen worden aangemoedigd om met elkaar en van elkaar te leren en waar op een open en eerlijke manier wordt gecommuniceerd.
• Wij staan voor een duurzame organisatie die geen enkele vorm van discriminatie of intimidatie duldt en die respect heeft voor de mens en het milieu.

Waarden en ambities zijn mooie woorden, maar u kunt er ook iets mee doen. Als u de kwaliteit van medezeggenschap wilt verbeteren en serieus wilt bijdragen aan het succes van uw organisatie, dan kunt u samen een plan maken waarin u als ondernemingsraad vastlegt met welke onderwerpen u aan de slag wilt voor de komende zittingsperiode.

Enkele voorbeelden van thema's uit een ambitieus medezeggenschapsplan:

• Organisatie van arbeid
  De factor arbeid is een dominante kostenfactor in de meeste organisaties. Denk met de organisatie mee hoe u aan de ene kant vraag en aanbod van arbeid beter op elkaar kunt laten aansluiten en daarbij ook rekening houdt met de combinatie van arbeid en zorg. Bij organisatie van arbeid gaat het om meer flexibiliteit en arbeidstijden en verlof, het terugdringen van overwerken, het bevorderen van projectwerk en teamwork.
• Belonen
  Een goed en rechtvaardig beloningsbeleid is een topprioriteit. Belonen moet u in de ruimste zin van het woord zien. Denk met de organisatie mee over alternatieve beloningsvormen, waarbij het samenwerken centraal staat.
• Kennisontwikkeling
  Vakmanschap bevorderen in een zelflerende organisatie! Hoe prikkel je mensen om duurzaam kennis te ontwikkelen en te delen met anderen, welke voorwaarden moet de organisatie daarvoor creëren.
• Interne communicatie
  Al heeft een organisatie het nog zo goed voor met de mensen, zonder eerlijke en open communicatie bereik je ze niet. Denk mee over een communicatieplan en faciliteiten om dit mogelijk te maken.
• Welzijn en motivatie
  Bij welzijn en motivatie gaat het om onderwerpen als verzuim en reïntegratie, pluriformiteit in het personeelsbestand en plezier in het werk. Het zijn vaak de kleine dingen die het doen.

Presenteer uw waarden en ambities aan het bestuur van uw organisatie. Op deze manier weet de bestuurder wat hij van u als groep kan verwachten en zal hij dit initiatief van u weten te waarderen.

Up Taakverdeling

Bij de taakverdeling van medezeggenschap moet onderscheid worden gemaakt in de taken van het dagelijks bestuur en de taken van de leden. Daarnaast kunt u als ondernemingsraad ondersteuning vragen van een ambtelijk secretaris.

Het dagelijks bestuur

De primaire taak van de voorzitter is het voorbereiden en leiden van vergaderingen, terwijl de secretaris de agenda en verslagen samenstelt en de correspondentie verzorgt. Daarnaast zijn ze beiden het directe aanspreekpunt voor de bestuurder.
Het dagelijks bestuur wordt vaak gevormd door leden die al enige ervaring hebben met het medezeggenschapswerk. Het is een zeer verantwoordelijke taak en het is een veel voorkomende fout van voorzitters en secretarissen om teveel werk op de schouders te nemen.

De leden

Het werk van de leden gaat gepaard met periodieke drukte afgewisseld met wat rustigere perioden. Dit is ook mede afhankelijk van het type medezeggenschap waar u als ondernemingsraad naar streeft:

1. een actieve en meedenkende ondernemingsraad die zelf met initiatieven komt of
2. een afwachtende en corrigerende ondernemingsraad die in actie komt als er instemming moet worden verleend of advies wordt gevraagd.

U zult begrijpen dat een ondernemingsraad van het type genoemd onder a een vollere agenda heeft dan het type genoemd onder b. Maak een duidelijke keuze welk type het best bij u als ondernemingsraad en bij uw organisatie past. U kunt uiteraard ook kiezen voor een combinatie van beide typen.

Projectteams

In de praktijk blijkt dat het samenstellen van projectteams te verkiezen is boven de behandeling van onderwerpen door de voltallige ondernemingsraad. Het kost minder tijd en kleine teams met een gemeenschappelijk doel presteren vaak beter.

Vaste commissies

Een andere, meer gestructureerde vorm van taakverdeling is het werken met vaste commissies. Vaak wordt een commissie personeelsbeleid en een commissie arbo- en milieuzaken ingesteld, maar andere commissies zijn ook denkbaar. De leden van de commissies hebben periodiek overleg.

Coachen

Ondernemingsraden wisselen nogal eens van samenstelling en krijgen veel te maken met onervaren leden. Het is aan te bevelen dat deze onervaren leden gedurende een aantal maanden ondersteuning krijgen van een ervaren lid. Op deze manier wordt het nieuwe lid op een aangename manier wegwijs gemaakt.

Up De achterban

Het zijn de mensen in de organisatie die de organisatie maken tot wat hij is. Zij hebben er recht op dat ze goed geïnformeerd zijn en dat u de nodige tijd aan hen besteedt.
Het contact kan op verschillende wijzen worden vormgegeven:

Informeel contact

De beste manier om contact te hebben met mensen is simpelweg door met mensen te spreken. Het is mede afhankelijk van uw werk hoe u op de meest praktische wijze het contact onderhoudt. Een aantal voorbeelden zijn:

• Het brengen van een bezoek aan een afdeling voor raadpleging of zomaar (wel of niet op een afgesproken datum en tijd).
• Het instellen van een spreekuur op vaste dagen en tijden.
• Het organiseren van een open inloop op een afgesproken plaats, datum en tijd, waar mensen - naar behoefte - aan een gesprek kunnen deelnemen.

Formeel contact

Het formele contact bestaat voornamelijk uit het informeren van mensen. Enkele voorbeelden van formeel contact zijn:

• Het publiceren van agenda, notulen en jaarverslag.
• Het uitbrengen van een eigen blad of het publiceren van artikelen in een personeelsblad.
• Het organiseren van enquêtes.
• Het organiseren van discussieforums.
• Het organiseren van presentatiebijeenkomsten (over een bepaald onderwerp).

Helder, duidelijk en positief

Zorg bij het contact met mensen dat u de taal van de mensen spreekt. Maak duidelijk wat wel kan en wat niet kan, zodat er geen verwachtingen worden gecreëerd waaraan u niet kunt voldoen.
Bij schriftelijke communicatie geldt vooral dat u het kort houdt en hoofdzaken van bijzaken onderscheidt. Beperk u tot de kern van uw verhaal en breng uw mededelingen altijd positief. Laat u desnoods bijstaan door mensen die veel kennis hebben van marketing- en communicatietechnieken.
Maak gebruik van de mogelijkheden die uw organisatie te bieden heeft. Als u bij een organisatie werkt waar veel mensen toegang hebben tot email en intranet, dan moet u daar gebruik van maken.

Up Het onderling overleg

Het overleg met andere ondernemingsraadleden vindt op regelmatige basis plaats. Het is raadzaam om alle bijeenkomsten voor een heel jaar te plannen zodat iedereen er rekening mee kan houden en u verzekerd bent van een volle bezetting.
De secretaris stelt meestal van tevoren een agenda op. De voorzitter bereidt de vergadering voor en leidt de vergadering. Hij bewaakt de tijd, vat de standpunten samen en grijpt in als dat nodig is.
Als u de mogelijkheid heeft om iemand anders te laten notuleren, dan is dit aan te bevelen. Op deze manier kunnen alle leden beter hun aandacht richten op het overleg.

De overlegruimte

Zorg dat u over een geschikte ruimte kunt beschikken met de nodige faciliteiten zoals:

• een PC met beamer en projectiescherm
• een flipover met schrijfmateriaal

Huisregels en overlegprincipes

Het onderling overleg van ondernemingsraden verloopt niet altijd even ordelijk. U zou kunnen overwegen om hierin getraind te worden. Er zijn ontelbare opleidingen en trainingen op het gebied van effectief vergaderen, vergadertechnieken en vergaderprocedures. Wat ook houvast zou kunnen bieden is het opstellen van een paar huisregels. Enkele voorbeelden van huisregels zijn:

• We komen op tijd op de vergadering en we bereiden ons goed voor.
• Als de voorzitter iemand het woord geeft, respecteren we de spreker en luisteren we.
• Indien we een onderwerp niet binnen de afgesproken tijd kunnen behandelen dan spreken we af wat de vervolgactie is.
• Als we eenmaal een gezamenlijk standpunt hebben ingenomen, respecteren we dit en komen we er niet meer op terug.
• We komen de afspraken die we tijdens het overleg maken na.
• We laten de ruimte waarover we mogen beschikken netjes achter.

Om te voorkomen dat er teveel onderwerpen op de agenda komen en er oeverloos gediscussieerd wordt over van alles en nog wat, kunnen ook overlegprincipes nuttig zijn om structuur in de vergadering aan te brengen. Enkele voorbeelden van overlegprincipes zijn:

• Een ondernemingsraadvergadering heeft als doel onderwerpen te behandelen die de ondernemingsraad met de bestuurder wil bespreken.
• Een ondernemingsraadvergadering duurt niet langer dan 3 uren.
• De agenda bevat maximaal 3 inhoudelijke agendapunten.
• Elk agendapunt wordt door het dagelijks bestuur beoordeeld op zijn relevantie via het agendaoverleg.
• De agenda bevat naast de discussiepunten een korte toelichting over het wat en waarom.
• Een agenda wordt minimaal 7 kalenderdagen voor de vergadering naar alle or-leden gezonden.
• Elk ondernemingsraadlid komt goed voorbereid op de vergadering zodat effectief overleg mogelijk is.
• Voor het bespreken van initiatiefaanvragen, adviesaanvragen of instemmingaanvragen wordt z.s.m. een afzonderlijke vergadering belegd van maximaal 2 uren.
• De voorzitter leidt de vergadering, bewaakt de tijd, vat de meningen samen en maakt hierbij zoveel mogelijk gebruik van de faciliteiten die in de vergaderzaal aanwezig zijn.
• Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter de taak van de voorzitter over.
• De secretaris maakt aantekeningen, vervat deze in notulen en bespreekt deze notulen met de voorzitter.
• Bij afwezigheid van de secretaris, neemt een ander lid van de ondernemingsraad de taak van de secretaris over.
• De notulen worden binnen 7 kalenderdagen gepubliceerd.
• Elk ondernemingsraadlid ontvangt de vergadernotulen inclusief een bijgewerkte lijst met activiteiten die uit het overleg zijn voortgekomen.

Up Het overleg met de bestuurder

In het overleg met de bestuurder kunt u als ondernemingsraad gebruik maken van alle rechten die de wet u daarvoor biedt. Dit overleg vindt meestal op regelmatige basis plaats en de vergaderingen worden voor een heel jaar gepland. De agenda wordt samengesteld door de secretaris.

De onderwerpen voor het overleg worden door zowel de bestuurder als door de ondernemingsraad aangedragen. Vaak zijn er vaste onderwerpen waarover informatie wordt uitgewisseld, zoals:

• de omzet en de winstcijfers
• belangrijke investeringen
• personele bezetting, vacatures en ziekteverzuim
• arbo- en milieuzaken

Daarnaast kan werkelijk alles wat u als ondernemingsraad belangrijk vindt, besproken worden.

Als u vragen heeft aan de bestuurder hoeft u echter niet altijd te wachten tot het overleg. Een goede bestuurder is ook bereid om u van informatie te voorzien buiten de vergaderingen om.

Het is van groot belang dat u een goede relatie met de bestuurder opbouwt. Een goede relatie hebben wil helemaal niet zeggen dat u het altijd met elkaar eens moet zijn. De relatie behoort te zijn gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen.

Veel bestuurders van moderne organisaties vinden het overleg met de ondernemingsraad van onschatbare waarde voor de vorming van hun beleid.

Overlegconvenant

U kunt met uw bestuurder afspraken maken over de gang van zaken tijdens de overlegvergaderingen. Deze afspraken worden dan vastgelegd in een overlegconvenant. Als u beschikt over een overlegconvenant dan is het aan te bevelen om dit jaarlijks te evalueren.

Up De valkuilen

In het dagelijkse werk van medezeggenschap wordt u van tijd tot tijd geconfronteerd met 'onjuiste' praktijken, zowel van de kant van de bestuurder als van de kant van de werknemers. Niet dat zoiets bewust gebeurt, maar het gebeurt en u kunt er maar beter op voorbereid zijn.

Het bestuur

Bestuurders zijn slimme mensen, weten precies hoe ze mensen moeten beïnvloeden en ze kiezen het liefst 'de weg van de minste weerstand'. Zelfs de beste bestuurder doet dat wel eens, al zal hij dat niet toegeven.
Als u spreekt met de bestuurder, spreekt u dan vooral namens het medezeggenschapsorgaan en niet namens uzelf. Laat u niet verleiden tot uitspraken waar u later spijt van heeft en als u twijfelt, verwijst u de bestuurder door naar het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur is - over het algemeen genomen - wat beter uitgerust voor dit soort confrontaties.
Maar ook het dagelijks bestuur moet op zijn hoede zijn! Omdat ze veelal wat langer meedraaien in het circuit, vertonen ze soms de neiging om de 'pet van de bestuurder' op te zetten, zoals dat in medezeggenschapsland genoemd wordt.
Het is daarom aan te bevelen om 'integriteit' op te nemen in uw collectieve waarden, zodat u een fundament heeft voor uw handelen en u elkaar op deze belangrijke waarde kunt aanspreken.

De werknemers

De meeste werknemers in Nederland zijn niet georganiseerd (75%!). Zij kunnen zich niet tot de vakbeweging wenden en zullen het medezeggenschapsorgaan weten te vinden als zij persoonlijke problemen hebben in de arbeidssfeer. Laat zien dat u een 'professional' bent en leg de werknemer uit hoe hij te werk moet gaan:

• Bespreek uw probleem eerst met uw leidinggevende.
• Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, bespreek het vervolgens met degene die belast is met personeelszaken.
• Is er een klachtenregeling, dan kunt u hier eventueel een beroep op doen.
• Als dit nog niet tot het gewenste resultaat leidt, dan wendt u zich tot de rechter.

Het klinkt misschien wat hard in de oren van een beginnende 'medezeggenschapper', maar toch is dit de aangewezen weg.
U weet tenslotte het onderscheid te maken tussen individuele problemen en structurele problemen.
U bent er voor het algemeen belang en niet voor individueel belang.

Laat u niet misbruiken!

Up OR Platforms

Naast het overleg met de ondernemingsraadleden, de achterban of de bestuurder, zijn er ook andere vormen van overleg mogelijk, zoals het overleg met collega-ondernemingsraadleden uit dezelfde branche. Dergelijke overlegstructuren worden OR platforms genoemd, waarbij de branche-CAO het bindend element kan zijn.

Een voorbeeld van een OR platform is het LOOT (Landelijk Overleg Ondernemingsraden Thuiszorg)
Dit platform wil de positie van ondernemingsraden in de thuiszorg versterken door o.a. themadagen te organiseren.

Via OR platforms kunnen ondernemingsraadleden kennismaken met mensen die dezelfde belangen dienen. Hierdoor kunnen deze platforms een positieve bijdrage leveren aan de professionaliteit van de ondernemingsraadleden.
Er wordt kennis gedeeld en dat is erg belangrijk in deze tijd.

Bovendien is goed voor het moreel, want u beseft dat u er niet alleen voor staat!

Up Stichting MNO

De Stichting Multi Nationale Ondernemingsraden Overleg (Stichting MNO) is een kennisplatform voor ondernemingsraden van multinationals. Een van de doelstellingen van de stichting is het bevorderen van professionele medezeggenschap bij de aangesloten (Centrale) ondernemingsraden. Om lid te kunnen worden moet de onderneming multinationaal opereren, in Nederland minimaal 1.500 werknemers in dienst hebben en tenminste twee vestigingen in het buitenland hebben.

De stichting doet regelmatig onderzoek, of werkt mee aan onderzoeken, naar onderwerpen die van belang zijn voor medezeggenschap in het algemeen en voor de bij de stichting aangesloten medezeggenschapsorganen in het bijzonder. 
In januari 2007 heeft de stichting een Nota Visie op Medezeggenschap uitgebracht met de bevindingen van het MNO inzake onderwerpen als Globalisering, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Corporate Governance en Aandeelhoudersmacht. Naast deze bevindingen een aantal aanbevelingen aan werknemersvertegenwoordigers (medezeggenschap), werkgevers en politiek. 

Up De vakbeweging

In de meeste organisaties komen de (collectieve) arbeidsvoorwaarden van de werknemers tot stand door overleg tussen de vakbewegingen en de werkgevers.
Ons land kent een traditie van dialoog en relatief weinig conflicten in relatie tot arbeid en inkomen. Dit verklaart waarschijnlijk (mede) de lage organisatiegraad van de Nederlandse beroepsbevolking in vergelijking met andere Europese landen.
Nederland kent een beroepsbevolking van ca. 7,5 miljoen mensen. Ruim 1,7 miljoen mensen zijn lid van een vakbeweging, dat is ongeveer een kwart. Toch wordt de vakbeweging ook door een ruime meerderheid van de niet-georganiseerde werknemers gelegitimeerd, omdat de vakbeweging vertrouwen geniet en het werk van de vakbeweging op waarde wordt geschat. 

Overeenkomsten en verschillen tussen de vakbeweging en de ondernemingsraad

De belangrijkste overeenkomst tussen de vakbeweging en de ondernemingsraad is dat beiden opkomen voor de belangen van de werknemers.
Het verschil zit hem vooral in het niveau waarop deze belangen worden behartigd en welke belangen worden behartigd.
Via de Sociaal-Economische Raad (SER) en de Stichting van de Arbeid (stvda) zijn de vakbewegingen samen met de werkgeversorganisaties vertegenwoordigd in het overleg met de regering over het te voeren sociaal-economische beleid van ons land.
Daarnaast zijn ze betrokken in het overleg met werkgevers uit de diverse branches bij de totstandkoming van de verschillende CAO's: de primaire arbeidsvoorwaarden. Als partijen het bij een CAO-onderhandeling niet eens kunnen worden met elkaar, dan kan de vakbeweging de leden die werkzaam zijn in die branche oproepen tot staking.
Ze zijn ook betrokken als partij bij de totstandkoming van bijvoorbeeld arboconvenanten.
De vakbewegingen doen ook veel voor de individuele leden. Ze bieden o.a. aanvullende collectieve verzekeringen aan en geven juridisch advies op verschillende gebieden, waaronder ook het arbeidsrecht. Als een georganiseerde werknemer een meningsverschil heeft met zijn werkgever over bijvoorbeeld functiewaardering, dan kan hij hulp van de vakbeweging vragen.

In het kort kunnen we zeggen dat de vakbeweging vooral actief is op nationaal niveau (voor alle werknemers van ons land) en brancheniveau (voor alle werknemers uit een bepaalde bedrijfstak), maar ook op individueel niveau (voor één individu). Ze zijn dus niet actief in de organisatie zelf.
Vakbondsmensen zijn gewone werknemers en niet gekozen. 

De ondernemingsraden daarentegen zijn uitsluitend actief in de organisatie. Ze zijn er voor het algemeen belang van de organisatie en daarmee ook voor het belang van de werknemers in de organisatie. Ze hebben kennis van de hele organisatie, zoals investeringen, de balans en resultaten en hebben er alle belang bij dat de organisatie goed functioneert. Ze mogen zich in principe overal mee bemoeien. Ze hebben daarom best veel rechten, zoals het adviesrecht, instemmingsrecht en informatierecht. Ze moeten ook zorgen dat bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden, arbobeleid en milieubeleid worden nageleefd en dat er niet wordt gediscrimineerd.
Ze gaan echter doorgaans niet over de primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de vaststelling van de werktijden en de hoogte van het salaris. Ook mogen ze zich niet bezighouden met arbeidsconflicten van individuele werknemers. Zie ook De valkuilen.

Samenvattend kunnen we stellen dat de ondernemingsraad actief is op organisatieniveau.
Ondernemingsraadleden zijn ook gewone werknemers, maar ze zijn - in de hoedanigheid van medezeggenschap - gekozen door de werknemers.
De rol van de vakbeweging ligt dus meer buiten de organisatie en die van de ondernemingsraad expliciet binnen de organisatie.

Up